Las reglas de una empresa en EE. UU.: qué regula Washington, qué regula tu estado y qué cambió en 2025 y 2026

Muchos europeos esperan que el derecho mercantil estadounidense sea una selva, y luego descubren que es sorprendentemente ligero. No hay que afiliarse a ninguna cámara de comercio, no se paga cada año una cuota de registro a ningún gremio y en Texas ni siquiera existe una licencia general de actividad. Lo que sí tiene Estados Unidos son tres niveles de gobierno, y cada uno regula una parte distinta de tu empresa. En cuanto sabes qué nivel se ocupa de cada cuestión, el cumplimiento normativo deja de ser un misterio y se convierte en un calendario.

Tres niveles, tres tipos de preguntas

Estados Unidos es una federación en el sentido pleno de la palabra. Los estados existían antes que el gobierno federal y conservaron la mayor parte del poder sobre la vida comercial del día a día: derecho de sociedades, contratos, la mayoría de las licencias, la protección del consumidor en la tienda y el derecho laboral por encima del mínimo federal. Washington regula lo que cruza fronteras entre estados o fronteras nacionales, además de una larga lista de sectores concretos. Los condados y las ciudades se ocupan del terreno que pisas: urbanismo, licencias de obra, inspecciones sanitarias y permisos municipales de actividad.

La consecuencia práctica para un emprendedor europeo: no hay una única oficina que te lo cuente todo. Cada nivel espera que acudas tú. Nuestro resumen de los obstáculos burocráticos para entrar en el mercado estadounidense muestra lo corta que suele ser la lista para una empresa comercial o de servicios.

La empresa en sí: derecho estatal, más un registro federal para entidades extranjeras

Una empresa estadounidense la crea un estado, no Washington. Presentas un certificate of formation (Texas) o un certificate of formation o articles of organization (la mayoría de los demás estados) ante la Secretary of State, el organismo estatal que lleva el registro de sociedades; designas un registered agent, es decir, un agente con domicilio en ese estado que recibe las notificaciones oficiales; y a partir de ahí mantienes la empresa al corriente con el informe anual o periódico que exija ese estado. Si la empresa opera en un segundo estado, normalmente también se registra allí, un trámite que se llama foreign qualification.

En el plano federal todo empieza con el EIN, el número fiscal que asigna el IRS a la empresa y que, en la práctica, necesitará cualquier empresa con empleados o con cuenta bancaria.

La obligación de declarar a los titulares reales en virtud de la Corporate Transparency Act se ha reducido drásticamente. FinCEN publicó el 26 de marzo de 2025 una norma provisional con efecto inmediato (interim final rule) que eximió de la obligación a las empresas estadounidenses, y una norma definitiva, en vigor desde el 14 de agosto de 2026, hizo permanentes esas exenciones. Hoy, una reporting company es una entidad constituida conforme al derecho de un país extranjero y registrada para operar en un estado de EE. UU. Por tanto:

• Una LLC de Texas o de Delaware propiedad de una familia de Lyon o de Milán no presenta ningún informe BOI.
• Una SAS francesa o una limited company irlandesa que se registra para operar en Texas, por ejemplo para abrir una sucursal, sí lo presenta, en un plazo de 30 días naturales desde que su registro surte efecto, salvo que se aplique una exención.

Nuestra página sobre el registro de titulares reales en EE. UU. explica las exenciones y el contenido del informe.

Licencias y permisos: actividad por actividad

En EE. UU. no se otorga licencia a una empresa como tal, sino a actividades concretas. La Oficina del Gobernador lo dice sin rodeos para Texas: no hace falta una licencia general de actividad. Lo que necesitas depende de qué haces y de dónde lo haces.

Licencias federales

La SBA enumera las actividades que requieren licencia o permiso federal. Las que más se encuentran nuestros clientes europeos:

• Importar o elaborar bebidas alcohólicas: la Alcohol and Tobacco Tax and Trade Bureau.
• Importar o transportar entre estados animales, productos de origen animal, plantas o productos biológicos: el Department of Agriculture.
• Fabricar, vender o importar armas de fuego, munición o explosivos: la ATF.
• Aviación comercial, radiodifusión, transporte marítimo, pesca comercial, materiales nucleares y perforaciones en terrenos federales, cada una con su propia agencia.

Una empresa de software, una consultora o una tienda online de ropa no necesita ninguna de ellas.

Licencias estatales y locales

Los estados conceden muchas más licencias que Washington: contratistas, electricistas, agentes inmobiliarios, agentes de seguros, esteticistas, profesiones sanitarias y muchas otras. Las ciudades añaden su propio nivel para restaurantes, food trucks, rótulos y el uso de un local. En Texas, los empresarios individuales y las sociedades personalistas que operan con un nombre comercial lo registran ante el county clerk de su condado.

A nuestros clientes les recomendamos hacer una lista desde el principio, por actividad y por ubicación, y apuntar cada fecha de renovación en el calendario de la empresa. Renovar es fácil. Volver a solicitarla tras dejarla caducar, no.

Los registros fiscales que se derivan de la empresa

Los impuestos son el terreno donde más se solapan los tres niveles. La declaración federal del impuesto sobre la renta depende de cómo esté clasificada la empresa: una LLC unipersonal con propietario en el extranjero presenta cada año la declaración informativa Form 5472 junto con un Form 1120 pro forma; una corporation presenta su propio Form 1120.

El sales tax, el impuesto sobre las ventas, es un asunto exclusivamente estatal y local, y cambió de raíz en 2018. En South Dakota v. Wayfair, resuelto el 21 de junio de 2018, el Tribunal Supremo abandonó la antigua regla de la presencia física. Desde entonces, un estado puede obligar a un vendedor sin oficina ni almacén en su territorio a recaudar su sales tax cuando sus ventas en ese estado superan un umbral. La ley de Dakota del Sur, la que avaló el Tribunal, fijaba 100.000 $ en ventas o 200 transacciones distintas al año. Texas aplica 500.000 $ de ingresos totales en Texas durante los doce meses naturales anteriores; un vendedor remoto que supere esa cifra debe tener un permiso de Texas y recaudar el impuesto a partir del primer día del cuarto mes después de haberla superado. Los umbrales varían de un estado a otro, así que consulta nuestra tabla de umbrales de nexus para el sales tax por estado.

Después está el impuesto propio del estado sobre la empresa. Texas no tiene impuesto sobre la renta de las personas físicas, pero sí un franchise tax y un informe anual de información; nuestra guía sobre el franchise tax de Texas explica por qué la mayoría de las pequeñas empresas no pagan nada y aun así tienen que presentarlo.

El día que contratas a tu primer empleado

El empleo es donde más se sorprenden los europeos, en los dos sentidos. La ley estadounidense da al empleador más libertad para contratar y despedir que cualquier sistema europeo. A cambio, el papeleo de la contratación es estricto y los plazos son cortos.

1. Form I-9. El nuevo empleado rellena la Sección 1 en el momento de la contratación. El empleador rellena la Sección 2, tras revisar los documentos de identidad y de autorización de trabajo, en un plazo de tres días hábiles. El formulario se conserva durante tres años desde la contratación o un año desde el fin de la relación laboral, lo que sea posterior.
2. Comunicación de nuevas contrataciones. La ley federal obliga a todo empleador a comunicar cada nueva contratación al registro estatal de nuevas contrataciones en un plazo máximo de 20 días desde la fecha de alta. Los estados pueden fijar un plazo más corto.
3. Salario mínimo. El salario mínimo federal es de 7,25 $ la hora y lo es desde el 24 de julio de 2009. Muchos estados y algunas ciudades fijan uno más alto, y el empleador paga el que sea mayor. La ley de Texas no establece un importe mínimo propio, así que en Texas se aplican los 7,25 $ federales.
4. Horas extra. Los empleados no exentos cobran las horas que superan las 40 semanales a una vez y media su tarifa. Para tratar como exento a un empleado directivo, administrativo o profesional, la normativa vigente exige un salario mínimo de 684 $ a la semana, además de cumplir el criterio de funciones.
5. Seguridad laboral. Hay que avisar a la OSHA en un plazo de ocho horas si se produce una muerte relacionada con el trabajo, y en 24 horas en caso de hospitalización con ingreso, amputación o pérdida de un ojo.

Sobre todo esto se suman los impuestos sobre nóminas, las cuentas estatales del seguro de desempleo y las retenciones.

Vender productos: normas de producto, alimentación y aduanas

Vender a consumidores estadounidenses te pone en contacto con agencias federales que una empresa de servicios pura nunca conoce.

Seguridad de los productos de consumo. Los fabricantes, distribuidores y minoristas de productos de consumo deben informar de inmediato a la Consumer Product Safety Commission cuando sepan que un producto incumple una norma de seguridad, tiene un defecto que podría suponer un riesgo considerable o crea un riesgo injustificado de lesiones graves o muerte. El reglamento de la Comisión define «de inmediato» como en un plazo de 24 horas. La obligación alcanza al importador y al minorista, no solo a la fábrica en Europa. Nuestra página sobre responsabilidad por productos, cumplimiento ante la CPSC y retiradas profundiza en ello.

Alimentación. Toda instalación que fabrique, procese, envase o almacene alimentos destinados al consumo en EE. UU. debe registrarse en la FDA antes de empezar, también las situadas en el extranjero. Los registros se renuevan cada dos años, entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre de cada año par. 2026 es año de renovación, así que un productor europeo de alimentos que exporta a EE. UU. tiene una fecha límite a finales de este diciembre.

Aduanas. Desde el 29 de agosto de 2025 está suspendida, para mercancías de cualquier país, la franquicia arancelaria de minimis para envíos de bajo valor, durante años la columna vertebral del envío directo al consumidor desde Europa. Una orden ejecutiva del 20 de febrero de 2026 prorrogó la suspensión. Hoy cada paquete pasa por un despacho de aduanas y paga aranceles.

La publicidad y las prácticas comerciales corresponden a la Federal Trade Commission y a la ley de protección del consumidor de cada estado; nuestra guía sobre la ley de protección del consumidor en EE. UU. para vendedores lo explica en detalle.

Declarar la propiedad extranjera

Hay dos regímenes federales que existen precisamente porque el propietario es extranjero.

La encuesta BE-13 de la Bureau of Economic Analysis registra la nueva inversión extranjera directa. Una empresa estadounidense la presenta cuando se crea una relación de inversión extranjera directa, por ejemplo cuando una matriz europea constituye o compra una empresa en EE. UU., y cuando una filial estadounidense ya existente abre unas nuevas instalaciones o amplía su actividad. El plazo es de 45 días naturales desde el hecho. Una empresa que no alcanza los umbrales de declaración, incluido el umbral de 40 millones de $, presenta en su lugar una solicitud de exención.

El segundo es el CFIUS, el comité interministerial que examina las inversiones extranjeras desde el punto de vista de la seguridad nacional. Para la típica empresa europea comercial o de servicios nunca entra en juego, pero puede aplicarse a inversiones en empresas estadounidenses que desarrollan tecnologías críticas, prestan servicios a infraestructuras críticas o tienen datos personales sensibles de ciudadanos estadounidenses, así como a determinadas operaciones inmobiliarias de personas extranjeras. Si tu objetivo o tu producto toca esos ámbitos, lee nuestra página sobre la revisión del CFIUS antes de firmar.

Qué cambió en 2025 y 2026

Los dos últimos años han eliminado más normas federales de las que han añadido. Una breve cronología de los cambios que más comentamos con nuestros clientes:

• 26 de marzo de 2025: la norma provisional de FinCEN exime de la declaración BOI a las empresas estadounidenses y a los titulares reales estadounidenses. La norma definitiva entra en vigor el 14 de agosto de 2026.
• 4 de julio de 2025: se aprueba la One Big Beautiful Bill Act, con amplios cambios en la fiscalidad de las empresas; nuestras páginas fiscales explican sus efectos.
• 8 de julio de 2025: el Tribunal de Apelaciones del Octavo Circuito anula la norma de la FTC sobre suscripciones con renovación automática, la llamada regla click to cancel, seis días antes de la fecha de cumplimiento del 14 de julio de 2025 que había fijado la FTC. La ley federal anterior sobre suscripciones online, la Restore Online Shoppers' Confidence Act, sigue aplicándose, junto con la legislación estatal de consumo.
• 29 de agosto de 2025: termina la franquicia arancelaria de minimis para todos los países, prorrogada por orden ejecutiva en febrero de 2026.
• 5 de septiembre de 2025: la FTC vota retirar sus recursos y aceptar la sentencia que anuló su prohibición nacional de las cláusulas de no competencia. Los pactos de no competencia vuelven a regirse por el derecho estatal, que varía mucho, y la FTC puede seguir impugnando acuerdos concretos en virtud de sus competencias generales.

Una norma que se anuncia, se impugna y luego se anula deja en internet un rastro de consejos desfasados. Cuando un cliente europeo nos manda un artículo sobre una nueva obligación federal, lo primero que comprobamos es si llegó a entrar en vigor.

Un calendario de cumplimiento en lugar de un departamento de cumplimiento

Para una pequeña empresa de propiedad extranjera, todo el sistema cabe en una página. Lo preparamos con nuestros clientes en cuatro columnas:

Esa es la forma real de la regulación estadounidense para la mayoría de las pequeñas empresas: un puñado de trámites con fechas fijas y unas agencias previsibles en cuanto las conoces. Las normas son exigentes en lo que toca a la seguridad, a los trabajadores y a los consumidores, y ligeras casi en todo lo demás. Para nosotros, esa combinación es excelente para hacer negocios.