FUTA, l'imposta federale sulla disoccupazione: cosa paga negli USA un datore di lavoro europeo e come restare a 42 $ a testa

La prima volta che un cliente europeo assume negli USA, nel prospetto paghe compare una voce chiamata FUTA e un'altra per lo Stato, e partono le domande. In Europa l'assicurazione contro la disoccupazione è di solito un unico contributo diviso tra datore di lavoro e dipendente. Negli USA sono due imposte, una federale e una statale, entrambe a carico del solo datore di lavoro, entrambe calcolate su una piccola fetta di ogni stipendio. Se gestita bene, la parte federale ti costa 42 $ per dipendente all'anno. Se gestita male, dieci volte tanto.

Due imposte, un solo sistema

L'assicurazione contro la disoccupazione negli USA è una collaborazione tra governo federale e Stati. Ogni Stato gestisce il proprio fondo per la disoccupazione, fissa le proprie aliquote e paga i sussidi a chi perde il lavoro sul suo territorio. Sopra a tutto questo, il governo federale applica l'imposta prevista dal Federal Unemployment Tax Act, in breve FUTA. Il denaro federale copre la macchina comune del sistema e fa da garante agli Stati: quando in una recessione il fondo di uno Stato si svuota, lo Stato prende in prestito denaro dal governo federale, e i datori di lavoro di quello Stato rimborsano poi il prestito con una FUTA più alta.

Tre aspetti sorprendono gli europei:

• Il dipendente non paga nulla. La FUTA non si trattiene dallo stipendio. È un costo del datore di lavoro, in aggiunta alla retribuzione lorda. (Social Security e Medicare funzionano diversamente: lì il carico è diviso tra datore di lavoro e dipendente. La nostra guida alle imposte sulle paghe negli USA copre il quadro completo.)
• Si applica a un importo con tetto massimo. Viene tassato solo il primo tetto di 7.000 $ dello stipendio di ciascun dipendente nell'anno solare. Un ingegnere software da 180.000 $ e un'assistente part-time da 9.000 $ ti costano esattamente la stessa FUTA.
• L'aliquota ufficiale non è quella che paghi. La legge dice 6,0 per cento. Quasi tutti i datori di lavoro pagano lo 0,6 per cento, grazie a un credito per l'imposta statale sulla disoccupazione.

La tua società deve pagare la FUTA?

L'Internal Revenue Code definisce il datore di lavoro ai fini FUTA con due semplici test, e basta soddisfarne uno. Per il 2026 si guarda al 2025 e al 2026.

Dipendenti a tempo pieno, part-time e temporanei contano tutti ai fini dei test. I soci di una partnership non contano come dipendenti.

Le soglie sono basse di proposito. Se assumi una persona per cinque mesi, ci sei dentro. E una volta dentro, la regola del periodo di riferimento ti tiene dentro anche per l'anno successivo, anche se il dipendente se ne va a gennaio.

Per una società di proprietà estera il punto chiave è che il datore di lavoro è l'entità statunitense. Una LLC unipersonale che l'IRS ignora ai fini delle imposte sul reddito viene comunque trattata come entità separata per le imposte sul lavoro: si registra per le paghe, presenta il Form 940 e paga la FUTA a proprio nome e con il proprio EIN, mai con quelli del titolare. Se stai ancora scegliendo la struttura, la nostra panoramica su Stati americani e forme giuridiche è il punto da cui partire.

Il calcolo: 6,0 meno 5,4 fa 0,6

La FUTA è il 6,0 per cento dei primi 7.000 $ pagati a ciascun dipendente nell'anno solare. Se hai pagato l'imposta statale sulla disoccupazione per intero e puntualmente, ottieni un credito fino al 5,4 per cento da scalare. Resta un'aliquota netta dello 0,6 per cento, cioè 42 $ per dipendente all'anno sulla base imponibile piena.

Il credito spetta anche quando la tua aliquota statale effettiva è inferiore al 5,4 per cento. Un datore di lavoro texano con un ottimo storico può pagare pochissimo allo Stato e ricevere comunque l'intero credito federale del 5,4 per cento. È così che il sistema premia gli Stati che gestiscono bene i propri fondi.

Un esempio concreto

Mettiamo che la tua società USA abbia tre dipendenti nel 2026, ciascuno con uno stipendio superiore a 7.000 $.

Rispetto agli stipendi sono cifre piccole, ed è per questo che la FUTA viene trascurata. L'ultima riga è dove smette di essere piccola, e di solito succede perché una società ha pagato persone per mesi prima di registrarsi presso lo Stato.

Stati con credit reduction: quando il debito dello Stato finisce sul tuo conto

Uno Stato che ha preso in prestito denaro dal governo federale per pagare i sussidi di disoccupazione, e non ha restituito il prestito, diventa un credit reduction state. I datori di lavoro che vi hanno pagato stipendi perdono una parte del credito del 5,4 per cento. La riduzione parte da 0,3 punti percentuali nel secondo anno consecutivo con un prestito in sospeso e aumenta di altri 0,3 punti per ogni anno in cui il prestito resta non pagato. Dal terzo e dal quinto anno possono aggiungersi ulteriori riduzioni.

Per il 2025 l'IRS elenca due giurisdizioni nello Schedule A del Form 940:

• California, con una credit reduction dell'1,2 per cento, quindi un'aliquota FUTA netta dell'1,8 per cento (126 $ per dipendente).
• Isole Vergini americane, con una credit reduction del 4,5 per cento, quindi un'aliquota FUTA netta del 5,1 per cento.

L'elenco definitivo per il 2026 viene fissato dopo il 10 novembre 2026, data entro la quale gli Stati devono restituire i prestiti per evitare la riduzione, e il Department of Labor lo pubblica poco dopo. La California compare di nuovo nella bozza dello Schedule A 2026, con le aliquote ancora in bianco: se i tuoi collaboratori lavorano lì, metti in conto una FUTA più alta.

L'imposta aggiuntiva si considera maturata nel quarto trimestre, quindi rientra nel versamento del quarto trimestre in scadenza a fine gennaio. Il Texas, dove assume la maggior parte dei nostri clienti, non è nell'elenco 2025. È uno dei tanti motivi silenziosi per cui ci piace assumere qui, insieme a quelli descritti nel nostro articolo sul Texas come base negli USA.

Chi e cosa resta fuori dalla FUTA

Non ogni pagamento è uno stipendio ai fini FUTA, e non ogni lavoratore rientra in un rapporto soggetto a FUTA. Le esclusioni più rilevanti per le società con cui lavoriamo:

• Familiari nell'impresa di famiglia. Sono esclusi dalla FUTA i servizi prestati da un genitore per l'impresa di un figlio, da un coniuge per l'altro coniuge e da un figlio sotto i 21 anni per un genitore. Vale quando l'impresa appartiene direttamente al familiare, per esempio una ditta individuale. Gli stipendi che una corporation paga al coniuge o al figlio del titolare sono stipendi FUTA come tutti gli altri.
• Studenti e visitatori in scambio. Sono esclusi i servizi di uno straniero non residente presente temporaneamente negli USA con status F, J, M o Q, quando il lavoro realizza lo scopo di quello status, come il lavoro nel campus o un tirocinio pratico autorizzato. L'esclusione termina quando la persona diventa residente ai fini fiscali.
• Studenti che lavorano per la propria scuola. Sono esclusi i servizi resi a una scuola, un college o un'università da uno studente iscritto che frequenta regolarmente le lezioni in quell'istituto.
• Lavoratori agricoli H-2A. Gli stipendi pagati ai lavoratori agricoli con visto H-2A non sono soggetti a FUTA.
• I titolari stessi. I soci non sono dipendenti e il titolare di una LLC unipersonale è un lavoratore autonomo, quindi l'utile che un titolare preleva non è uno stipendio FUTA. Riceve stipendi FUTA solo il titolare inserito come dipendente nel libro paga di una corporation.
• Alcuni pagamenti. Sono esenti i contributi del datore di lavoro a un piano pensionistico qualificato (esclusi i versamenti volontari del dipendente stesso), l'assistenza per la cura dei familiari a carico fino a 5.000 $ per dipendente, gli indennizzi per infortuni sul lavoro e alcuni benefit accessori. Per il 2025 i rimborsi delle spese di trasloco e degli spostamenti in bicicletta casa-lavoro non sono esenti.

Anche i collaboratori indipendenti restano fuori dalla FUTA, ed è per questo che la questione della qualificazione merita attenzione. Ne parliamo più avanti.

Il lato statale: la SUTA in Texas e altrove

L'imposta statale sulla disoccupazione, spesso chiamata SUTA o semplicemente UI tax, è la più pesante delle due. Ogni Stato fissa la propria base imponibile, la propria aliquota per i nuovi datori di lavoro e la propria forbice per quelli con uno storico. Alcuni esempi dall'indagine del Department of Labor sulle leggi statali in vigore a luglio 2026:

Le forbici riguardano i datori di lavoro con aliquota basata sullo storico e non includono le sovrattasse e gli altri contributi che alcuni Stati aggiungono, quindi il tuo avviso effettivo in Texas mostrerà qualche voce in più. In Texas l'aliquota del 2,70 per cento per i nuovi datori di lavoro si applica finché la società non ha uno storico sufficiente per un'aliquota basata sull'esperienza. Su una base di 9.000 $ fanno 243 $ per dipendente all'anno nel primo periodo, contro 42 $ di FUTA. Dopo, la tua aliquota dipende in gran parte da quanti ex dipendenti hanno percepito sussidi addebitati al tuo conto.

La registrazione è un passaggio separato. In Texas apri un conto per l'imposta sulla disoccupazione presso la Texas Workforce Commission non appena diventi soggetto all'imposta, con le stesse soglie della FUTA: 1.500 $ di stipendi in un trimestre oppure un dipendente per 20 settimane. Presenti allo Stato le denunce trimestrali degli stipendi, ed è su queste che si basa il credito federale del Form 940. Se pensi di mandare personale dall'Europa invece di assumere sul posto, leggi prima la nostra guida sull'invio di dipendenti negli USA, perché è l'entità datrice di lavoro a determinare quali obblighi retributivi sorgono e dove.

Versamenti e Form 940: il calendario

La FUTA si dichiara una volta all'anno ma si paga durante l'anno. La regola ruota attorno a una soglia di 500 $.

1. Ogni trimestre somma la FUTA dovuta sugli stipendi pagati nel trimestre, più quanto riportato dai trimestri precedenti.
2. Se il totale supera 500 $, versalo entro l'ultimo giorno del mese successivo alla fine del trimestre: 30 aprile, 31 luglio, 31 ottobre e 31 gennaio.
3. Se è pari o inferiore a 500 $, riportalo al trimestre successivo. Una società con fino a 11 dipendenti sulla base imponibile piena spesso deve meno di 500 $ per l'intero anno.
4. Dopo il quarto trimestre, se il saldo residuo è pari o inferiore a 500 $, puoi versarlo oppure pagarlo con la dichiarazione.
5. Presenta il Form 940 entro il 31 gennaio. Se hai versato tutta la FUTA puntualmente, hai tempo fino al 10 febbraio. Per gli stipendi 2026, il 31 gennaio 2027 cade di domenica, quindi la dichiarazione scade lunedì 1° febbraio 2027, oppure il 10 febbraio 2027 se ogni versamento è stato puntuale.

I versamenti vanno effettuati per via elettronica, tramite EFTPS, IRS Direct Pay o il conto fiscale aziendale su IRS.gov. Una LLC unipersonale disregarded presenta il Form 940 a proprio nome e con il proprio EIN. Se hai pagato stipendi in più di uno Stato, o in uno Stato con credit reduction, alleghi lo Schedule A. Versamenti mancati e dichiarazioni tardive comportano sanzioni e interessi, e le lettere dell'IRS che ne seguono sono proprio quelle che spieghiamo nella nostra guida agli avvisi dell'IRS.

Tenere bassi FUTA e SUTA, nel rispetto della legge

Non esiste un trucco che faccia sparire l'imposta sulla disoccupazione, e diffida di chi te ne vende uno. Ci sono però cinque abitudini che tengono entrambe le voci dove devono stare.

1. Paga lo Stato puntualmente

Il credito pieno del 5,4 per cento dipende dal pagamento dell'imposta statale entro la scadenza del Form 940. L'imposta statale pagata in ritardo dà comunque diritto a un credito, ma solo per il 90 per cento dell'importo tardivo. Registrati presso lo Stato prima della prima busta paga, non dopo la prima lettera.

2. Qualifica correttamente i lavoratori

Pagare qualcuno come collaboratore quando il rapporto è in realtà di lavoro dipendente fa risparmiare FUTA e SUTA sulla carta e genera nella realtà imposte arretrate, sanzioni e interessi. L'IRS guarda al controllo sul comportamento, al controllo finanziario e al tipo di rapporto. Se la risposta non è chiara, ciascuna delle parti può chiedere all'IRS una decisione con il Form SS-8, che richiede sei mesi o più. Per nostra esperienza il test pratico è semplice: se decidi tu gli orari, fornisci tu il portatile e ti aspetti la persona a ogni riunione del lunedì, mettila in busta paga.

3. Proteggi il tuo storico

La tua aliquota statale scende nel tempo se pochi ex dipendenti chiedono sussidi addebitati al tuo conto. Aiutano assunzioni oculate, una documentazione chiara dei motivi di un licenziamento e risposte puntuali agli avvisi dello Stato sulle richieste di sussidio. Una richiesta che non contesti ti viene addebitata automaticamente.

4. Usa le regole sul successore quando acquisti un'azienda

Se acquisisci sostanzialmente tutti i beni di un'azienda e mantieni uno o più dei suoi dipendenti, sei un datore di lavoro successore. Gli stipendi che il predecessore ha già pagato a quelle persone contano ai fini della base di 7.000 $, così non paghi due volte la FUTA sui primi 7.000 $ nello stesso anno. Gli Stati hanno regole simili per il trasferimento dello storico.

5. Tieni d'occhio dove lavorano le persone

I dipendenti da remoto rientrano in genere nella legge sulla disoccupazione dello Stato in cui lavorano. Un solo assunto da remoto in California porta nel tuo libro paga la base imponibile californiana, l'aliquota californiana per i nuovi datori di lavoro e, per ora, la credit reduction della California. È una decisione aziendale, e va presa con cognizione di causa.

Un fornitore di servizi paghe calcolerà tutto questo in automatico, una volta che la configurazione è corretta. È nella configurazione che nascono gli errori: il conto statale sbagliato, una registrazione mancante, un titolare messo in busta paga nell'entità sbagliata. Quando la società USA tiene anche la propria contabilità, i conti delle paghe confluiscono nei dati di fine anno descritti nella nostra guida alla contabilità di una LLC americana.