Una dirección en EE. UU. para una empresa dirigida desde Europa: oficina virtual, registered agent o una oficina de verdad

Tu LLC está en Texas, tú estás en Copenhague, Lyon o Milán, y cada formulario te pide una dirección. ¿Cuál pones? Una empresa estadounidense tiene hasta tres, cada una con sus propias reglas: el registered office que exige el estado, la dirección postal donde llegan las cartas y el lugar donde de verdad se hace el negocio. La mayoría de los propietarios europeos no necesita alquilar una oficina para ninguna de ellas.

Tres direcciones que se suelen confundir

Las tres pueden ser la misma dirección, pero no tienen por qué serlo, y las reglas son distintas para cada una.

El registered office: obligatorio por ley, y no es tu dirección comercial

Según el Texas Business Organizations Code, toda empresa constituida o registrada en Texas debe mantener de forma continua un registered agent (agente registrado) y un registered office (domicilio registrado) en el estado. El registered office debe estar en una dirección física donde se puedan notificar en persona al agente los actos procesales. No tiene que ser un lugar donde tu empresa haga negocio. No puede ser únicamente un servicio de buzón ni un servicio de atención telefónica. Si el agente es una organización, debe tener un empleado en el registered office durante el horario comercial habitual.

El agente no puede ser tu propia empresa, y figura en el registro público del estado. Su función es recibir demandas y notificaciones oficiales por ti, no ser la dirección postal de tu empresa. Nuestra guía sobre el registered agent repasa las reglas de cada estado de constitución.

La oficina virtual: un buzón con dirección física

Lo que en Estados Unidos se vende como "oficina virtual" suele ser una commercial mail receiving agency (CMRA), es decir, una agencia comercial de recepción de correo: una empresa que recibe tu correo en su dirección física, lo escanea y te lo reenvía. El Servicio Postal de EE. UU. las regula:

• Firmas el PS Form 1583, la solicitud para recibir correo a través de un agente, y presentas un documento de identidad principal y otro secundario.
• Firmas en presencia física del personal de la CMRA o de un notary public habilitado en Estados Unidos, o en su presencia virtual mediante audio y vídeo en tiempo real. Eso es lo que permite hacer todo desde Europa.
• Tu dirección debe llevar "PMB" (private mailbox, buzón privado) o el signo "#" delante del número de buzón.
• La propia CMRA debe estar registrada en la oficina de correos que le reparte.

Una oficina virtual es una buena dirección postal. No es un registered office en Texas, porque el registered office no puede ser únicamente un servicio de buzón. Y tampoco se acepta automáticamente en todas partes: cada banco fija sus propias reglas sobre qué direcciones admite como dirección legal o física de la empresa, así que pregúntale al banco antes de abrir la cuenta. Nuestro servicio de apertura de cuenta bancaria en EE. UU. se ocupa justo de esa cuestión.

Hay otra cosa que una oficina virtual no cambia: dónde tributa tu empresa. Eso depende de dónde se hace y se dirige realmente el trabajo, que es una cuestión aparte; nuestra guía sobre la LLC y el establecimiento permanente la explica.

Qué pide el IRS en el Form SS-4

Cuando solicitas el EIN de la empresa, el Form SS-4 te pide dos direcciones. La dirección postal puede estar fuera de Estados Unidos; en ese caso escribes la ciudad, la provincia o el estado, el código postal y el nombre del país completo. La dirección física solo se pide si es distinta de la postal, también puede estar en el extranjero y nunca puede ser un apartado de correos. El IRS no te obliga a tener una dirección en EE. UU. para obtener un EIN. Nuestra guía sobre el número de identificación fiscal en Texas te acompaña paso a paso en la solicitud.

Cuándo necesitas una oficina de verdad

Para una empresa dirigida desde Europa, una oficina real en Estados Unidos es la excepción, no el punto de partida. Se vuelve necesaria cuando:

• Abres una nueva oficina en EE. UU. con un visado L-1. Para un directivo, un ejecutivo o un empleado con conocimientos especializados que viene a abrir una nueva oficina, la petición debe demostrar que se han asegurado instalaciones físicas suficientes para albergarla. Un buzón no cumple ese requisito; consulta nuestra guía del visado L-1.
• Contratas personal en EE. UU. que necesita un sitio donde trabajar.
• Te visitan clientes o socios, o tu negocio necesita almacén, sala de exposición o taller.

Hasta entonces, un alquiler es un gasto sin función.

Una dirección personal en EE. UU. es otra cuestión

Todo lo anterior se refiere a la empresa. A veces necesitas una dirección para ti, por ejemplo para una solicitud que pide un domicilio residencial y no acepta un apartado de correos ni un buzón. Para ese caso, nuestro ITIN Express con domicilio residencial en EE. UU. incluye un domicilio residencial real en Austin con su propia línea telefónica, no un apartado de correos, con reenvío del correo, durante seis meses.

Lo que te recomendamos

Para la mayoría de los propietarios europeos, la configuración adecuada es sencilla: un registered agent y un registered office, como exige la ley, más una dirección postal en EE. UU. atendida por personas que te reenvíen el correo, para que las cartas del IRS, del Comptroller y de tu banco no acaben en el vacío. Añade una oficina real cuando el negocio, un visado o tu equipo de verdad la necesiten.

Cuando constituimos tu LLC en Texas, el registered agent, nuestra dirección en Austin y un número de teléfono estadounidense forman parte del paquete de constitución, y a partir del segundo año del paquete anual, que además gestiona tu correo.