Un indirizzo negli USA per una società gestita dall'Europa: ufficio virtuale, registered agent o una vera scrivania

La tua LLC è in Texas, tu sei a Copenaghen, a Lione o a Milano, e ogni modulo ti chiede un indirizzo. Quale? Una società americana ne ha fino a tre, ognuno con le sue regole: la registered office richiesta dallo Stato, l'indirizzo postale dove arrivano le lettere e il luogo in cui l'attività si svolge davvero. Alla maggior parte degli imprenditori europei non serve affittare un ufficio per nessuno dei tre. Ecco che cosa deve essere ciascun indirizzo, a che cosa serve un ufficio virtuale e quando una vera scrivania diventa necessaria.

Tre indirizzi che spesso si confondono

I tre indirizzi possono coincidere, ma non è obbligatorio, e per ciascuno valgono regole diverse.

La registered office: obbligatoria per legge, ma non è il tuo indirizzo aziendale

In base al Texas Business Organizations Code, ogni società costituita o registrata in Texas deve mantenere in modo continuativo un registered agent, cioè un agente incaricato di ricevere gli atti ufficiali, e una registered office, la sede di riferimento legale nello Stato. La registered office deve trovarsi a un indirizzo fisico dove gli atti giudiziari possono essere notificati di persona all'agente. Non deve per forza essere un luogo in cui la tua società svolge la sua attività. Non può essere soltanto un servizio di casella postale o di segreteria telefonica. Se l'agente è un'organizzazione, deve avere un dipendente presente nella registered office durante il normale orario d'ufficio.

L'agente non può essere la tua stessa società e compare nei registri pubblici dello Stato. Il suo compito è ricevere per te cause e comunicazioni ufficiali, non fare da indirizzo postale della società. La nostra guida al registered agent spiega le regole per ogni Stato di costituzione.

L'ufficio virtuale: una casella postale con un indirizzo fisico

Quello che negli Stati Uniti si vende come "ufficio virtuale" è di solito una commercial mail receiving agency (CMRA): un'azienda che riceve la posta per te al proprio indirizzo fisico, la scansiona e te la inoltra. Queste agenzie sono regolate dal servizio postale americano, l'US Postal Service:

• Firmi il PS Form 1583, la domanda per la consegna della posta tramite un agente, e presenti un documento d'identità principale e uno secondario.
• Firmi alla presenza fisica del personale della CMRA o di un notaio (notary public) abilitato negli Stati Uniti, oppure alla loro presenza virtuale in audio e video in tempo reale. È questo che rende possibile la procedura dall'Europa.
• Il tuo indirizzo deve riportare "PMB" (private mailbox) o il simbolo "#" prima del numero della casella.
• La CMRA stessa deve essere registrata presso l'ufficio postale che le consegna la posta.

Un ufficio virtuale è un ottimo indirizzo postale. Non è una registered office in Texas, perché la registered office non può essere soltanto un servizio di casella postale. E non viene accettato automaticamente ovunque: ogni banca fissa le proprie regole su quali indirizzi accetta come sede legale o fisica della società, quindi chiedi alla banca prima di aprire il conto. Il nostro servizio di apertura del conto bancario negli USA si occupa esattamente di questo.

C'è poi una cosa che un ufficio virtuale non cambia: dove viene tassata la tua società. Dipende da dove il lavoro viene effettivamente svolto e gestito, una questione a sé; la nostra guida su la LLC e la stabile organizzazione la approfondisce.

Che cosa vuole l'IRS sul Form SS-4

Quando richiedi l'EIN della società, il Form SS-4 ti chiede due indirizzi. L'indirizzo postale può essere fuori dagli Stati Uniti; in quel caso indichi città, provincia o Stato, codice postale e il nome del Paese per esteso. L'indirizzo fisico va indicato solo se è diverso da quello postale, può essere anch'esso all'estero e non deve mai essere una casella postale (PO box). L'IRS non ti obbliga ad avere un indirizzo americano per ottenere un EIN. La nostra guida al numero di identificazione fiscale in Texas ti accompagna passo dopo passo nella richiesta.

Quando serve una vera scrivania

Per una società gestita dall'Europa, un ufficio reale negli Stati Uniti è l'eccezione, non il punto di partenza. Diventa necessario quando:

• Apri un nuovo ufficio negli USA con un visto L-1. Per un manager, un dirigente o un dipendente con conoscenze specialistiche che arriva per aprire un nuovo ufficio, la domanda deve dimostrare che sono stati assicurati locali fisici sufficienti a ospitarlo. Una casella postale non basta; consulta la nostra guida al visto L-1.
• Assumi personale negli USA che ha bisogno di un posto dove lavorare.
• Clienti o partner vengono a trovarti, oppure la tua attività ha bisogno di un magazzino, di uno showroom o di un laboratorio.

Fino ad allora, un contratto d'affitto è solo un costo senza una funzione.

Un indirizzo personale negli USA è un'altra questione

Tutto ciò che hai letto finora riguarda la società. A volte però l'indirizzo serve a te, per esempio per una domanda che chiede un indirizzo di residenza e non accetta una casella postale o un servizio di posta. Per questo caso il nostro ITIN Express con indirizzo di residenza negli USA include un vero indirizzo residenziale ad Austin con una linea telefonica dedicata, non una casella postale, con inoltro della posta, per sei mesi.

Che cosa ti consigliamo

Per la maggior parte degli imprenditori europei la soluzione giusta è semplice: un registered agent e una registered office come richiede la legge, più un indirizzo postale negli USA presidiato da persone vere che inoltrano la tua posta, così le lettere dell'IRS, del Comptroller e della tua banca non finiscono nel vuoto. Aggiungi un ufficio reale quando l'attività, un visto o il tuo personale ne hanno davvero bisogno.

Quando costituiamo la tua LLC in Texas, il registered agent, il nostro indirizzo ad Austin e un numero di telefono americano fanno parte del pacchetto di costituzione e, dal secondo anno, del pacchetto annuale, che gestisce anche la tua posta.