Deducciones fiscales para pequeñas empresas en EE. UU.: qué puede deducir una empresa de propietarios extranjeros y la regla de presentación que lo protege

La ley fiscal estadounidense es generosa con las deducciones empresariales. Los equipos se pueden deducir el mismo año en que los compras, los gastos de puesta en marcha son en parte deducibles desde el primer día, y la One Big Beautiful Bill Act de julio de 2025 hizo permanentes varias de las disposiciones más valiosas. Para un propietario europeo hay una trampa que las guías pensadas para empresas estadounidenses nunca mencionan: un no residente o una sociedad extranjera solo obtiene sus deducciones si presenta a tiempo una declaración veraz y exacta.

La prueba que tiene que superar toda deducción

El punto de partida es una sola frase de la sección 162 del Internal Revenue Code, el código fiscal federal: una empresa puede deducir todos los gastos ordinarios y necesarios pagados o devengados durante el año en el ejercicio de una actividad empresarial. Ordinario significa habitual y aceptado en tu sector. Necesario significa útil y apropiado, no imprescindible. Una empresa de software de Texas puede deducir el alojamiento en la nube, un stand en una feria y a su contable; no puede deducir las vacaciones familiares del propietario.

De aquí salen dos consecuencias prácticas. Primera, guarda las pruebas: una factura, un recibo y una nota con el propósito empresarial de cada gasto que no resulte evidente por el propio recibo. Segunda, separa el dinero de la empresa del dinero privado. Una cuenta bancaria empresarial propia en EE. UU. y una contabilidad mensual son la protección más barata que existe frente a una inspección, y nuestra página sobre contabilidad para una LLC estadounidense explica cómo montarla.

Algunos pagos nunca son deducibles, por muy ligados al negocio que parezcan. Las multas y sanciones pagadas a una administración pública por infringir la ley quedan excluidas por la sección 162(f), y los gastos de lobby y de campañas políticas, por la sección 162(e). El entretenimiento también queda excluido.

En qué declaración van tus deducciones

Una deducción solo sirve si reduce ingresos que EE. UU. realmente grava. Dónde se aplica depende de cómo esté estructurada tu empresa estadounidense:

Para un no residente, las deducciones se admiten contra los ingresos efectivamente vinculados con una actividad empresarial en EE. UU. Los gastos de tu negocio europeo se quedan en Europa. Si no tienes claro si tu LLC tiene ingresos efectivamente vinculados, empieza por nuestras páginas sobre el Form 5472 y el Form 1040-NR.

La regla de presentación a tiempo para propietarios extranjeros

Según los reglamentos del Tesoro (Treasury regulations), una persona física extranjera no residente solo tiene derecho a deducciones y créditos si presenta a tiempo una declaración veraz y exacta del ejercicio. Para un no residente que presentó la declaración del año anterior, o que presenta el primer año en que está obligado a hacerlo, «a tiempo» significa dentro de los 16 meses siguientes a la fecha límite normal. Para una sociedad extranjera, el plazo es de 18 meses. Si no se presentó declaración el año anterior, el plazo vence en la fecha que llegue antes: esa fecha o el día en que el IRS envía una notificación por la declaración que falta.

Si se te pasa el plazo, el IRS puede gravar tus ingresos efectivamente vinculados brutos, sin deducir alquiler, salarios ni coste de las mercancías. Solo se puede dispensar el plazo si el contribuyente actuó de forma razonable y de buena fe; quien conocía la obligación y decidió no presentar no cumple ese requisito.

Pedimos a todos nuestros clientes que presenten cada año, a tiempo, incluso en un año con pérdidas e incluso cuando no parezca haber impuesto que pagar. Si ya tienes declaraciones atrasadas, actúa antes de que te escriba el IRS. Nuestra página sobre cómo presentar declaraciones atrasadas en EE. UU. explica el proceso para ponerte al día.

Equipos y bienes: dedúcelos ya

Estados Unidos permite a las empresas deducir la mayoría de los equipos de inmediato, en lugar de amortizarlos a lo largo de varios años. Dos disposiciones hacen el trabajo y una tercera se ocupa de las compras pequeñas.

La deducción de la sección 179 está limitada a la renta imponible procedente del ejercicio activo de tus actividades empresariales; la bonus depreciation no tiene ese límite. Por eso los asesores suelen combinarlas. Ordenadores portátiles, mobiliario, maquinaria, vehículos de uso empresarial y muchas mejoras en edificios cumplen los requisitos; el terreno, nunca. Recuerda que deducir ahora significa no amortizar después, y que si el uso empresarial de un bien deducido baja al 50 % o menos, o lo vendes, parte de la deducción puede volver como renta ordinaria.

Gastos corrientes del día a día

La mayoría de las deducciones no tienen nada de glamuroso, y ahí es donde está el dinero. Para una pequeña empresa estadounidense, la lista habitual es esta:

• Salarios, bonus y beneficios de los empleados, incluidos los impuestos sobre nóminas a cargo del empleador y las aportaciones de salud y jubilación. Con los bonus de fin de año el momento importa; nuestra guía sobre bonus y beneficios para empleados explica la regla de los dos meses y medio.
• Contratistas. Los pagos a contratistas independientes son deducibles; para pagos realizados en 2026, el umbral de declaración del Form 1099-NEC sube de 600 $ a 2.000 $.
• Alquiler, suministros y material de oficina, desde el contrato de arrendamiento hasta el papel de la impresora y el franqueo.
• Software, suscripciones y alojamiento web.
• Seguros, como responsabilidad civil general, responsabilidad civil profesional y daños materiales.
• Honorarios profesionales de contabilidad, servicios jurídicos y servicios de registered agent (agente registrado).
• Publicidad y marketing, incluidos anuncios online y ferias.
• Comisiones bancarias y de procesamiento de pagos, e intereses de préstamos empresariales, sujetos a la limitación de intereses empresariales para las empresas más grandes.
• Viajes de negocios fuera de tu localidad: vuelos, hoteles y transporte local durante los días de trabajo del viaje.
• Investigación y desarrollo. Desde los ejercicios fiscales que empiezan después de 2024, los costes de investigación y experimentación realizados en EE. UU. vuelven a poder deducirse en el año en que se pagan o devengan, según la nueva sección 174A. La investigación hecha fuera de EE. UU. sigue teniendo que amortizarse en 15 años, algo importante para los grupos europeos que desarrollan en casa y lo facturan a la empresa estadounidense.

Comidas, entretenimiento, regalos y coches

Aquí es donde más chocan las costumbres europeas con las normas estadounidenses.

• Las comidas de negocios son en general deducibles al 50 % según la sección 274(n), siempre que la comida no sea ostentosa y el propósito empresarial esté documentado.
• El entretenimiento no es deducible en absoluto. Las entradas para un partido de los Longhorns o una partida de golf con un cliente te cuestan el precio completo después de impuestos, aunque el trato se cerrara en el hoyo dieciocho.
• Comidas en el lugar de trabajo. Para importes pagados después del 31 de diciembre de 2025, la sección 274(o) deniega la deducción por mantener un comedor para empleados y por las comidas ofrecidas por conveniencia del empleador, con algunas excepciones.
• Los regalos de empresa solo son deducibles hasta 25 $ por destinatario y año según la sección 274(b). Una botella de vino para un buen cliente puede costar más de lo que puedes deducir.
• Vehículos. Puedes deducir los costes reales de la parte de uso empresarial o aplicar la tarifa estándar por milla. Para 2026, el IRS fijó la tarifa empresarial en 72,5 centavos por milla del 1 de enero al 30 de junio y en 76 centavos del 1 de julio al 31 de diciembre (en 2025 era de 70 centavos). En cualquier caso, lleva un registro de kilometraje.

Oficina en casa y gastos de puesta en marcha

Muchos fundadores europeos dirigen su empresa estadounidense desde casa durante el primer año. Si una parte de tu vivienda se usa de forma regular y exclusiva para el negocio, puedes deducirla. El método simplificado del IRS permite 5 $ por pie cuadrado hasta 300 pies cuadrados, es decir, un máximo de 1.500 $ al año, sin necesidad de controlar los costes reales. El método ordinario usa la parte real del alquiler o de los intereses hipotecarios, los suministros y el seguro, y puede dar más. Una habitación libre que también hace de cuarto de invitados no cumple los requisitos.

Los costes en que se incurre antes de que el negocio abra son gastos de puesta en marcha (start-up expenditures) según la sección 195: estudios de mercado, viajes para buscar ubicación, publicidad previa a la apertura y formación. La empresa puede optar por deducir hasta 5.000 $ en el año en que empieza su actividad, con una reducción dólar por dólar en la cantidad en que el total de gastos de puesta en marcha supere 50.000 $. El resto se deduce a partes iguales durante 180 meses. Un ejemplo práctico:

Revisiones fiscales que puedes hacer en cualquier época del año

Las deducciones se ganan en la contabilidad, no en marzo. Estas revisiones sirven en cualquier mes:

1. Concilia las cuentas bancarias y clasifica cada movimiento. Las transferencias sin explicar entre tú y la empresa son la pregunta clásica en una inspección.
2. Revisa la forma jurídica elegida. Los beneficios, las pérdidas y los planes cambian. Una LLC transparente (disregarded), una LLC que tributa como sociedad y una C corporation tratan las deducciones y los repartos de forma muy distinta.
3. Planifica las compras grandes. Los equipos puestos en servicio antes del cierre de tu ejercicio pueden deducirse este mismo año con la Section 179 o la bonus depreciation.
4. Comprueba los pagos estimados de impuestos para que un año rentable no termine con recargos encima del impuesto.
5. Recoge los formularios W-9 de los contratistas al contratarlos, no en enero, cuando vencen los Forms 1099.
6. Mira también el plano estatal. Las normas de cada estado son distintas. Texas, por ejemplo, no tiene impuesto estatal sobre la renta de sociedades, pero sí un franchise tax sobre el margen, y la mayoría de las empresas pequeñas no pagan nada aunque deben presentar cada año; consulta nuestra guía sobre el franchise tax de Texas.
7. Apunta en la agenda los plazos de presentación. Para un propietario extranjero, la declaración presentada a tiempo es la deducción.

Tienes un resumen de todas las obligaciones federales de presentación para empresas en nuestra página sobre impuestos en EE. UU. para empresas.