Ley de horas extra en EE. UU. para pequeñas empresas: las reglas de la FLSA, las exenciones y los umbrales salariales

Los empresarios europeos llegan con la normativa de jornada en la cabeza: límites diarios, descansos obligatorios, horas extra topadas por convenio colectivo. La ley federal estadounidense funciona de otra manera. No limita cuántas horas puede trabajar un adulto. Fija un precio: por cada hora que pase de cuarenta en una semana laboral, un empleado no exento cobra como mínimo una vez y media su tipo horario regular. Calcular bien ese precio y saber quién está exento es una de las primeras tareas de cumplimiento de cualquier empresa estadounidense con plantilla.

La regla básica en un párrafo

La sección 7 de la Fair Labor Standards Act (FLSA, la ley federal de normas laborales) establece que ningún empleador sujeto a ella puede emplear a un trabajador más de cuarenta horas en una semana laboral salvo que le pague las horas por encima de cuarenta a un tipo no inferior a una vez y media su tipo horario regular. En la práctica importan tres detalles:

• Cuenta la semana laboral. Una semana laboral es un periodo fijo y recurrente de 168 horas, es decir, siete periodos consecutivos de 24 horas. Puede empezar cualquier día y a cualquier hora, pero una vez fijada no cambia. Según la ley federal, un día de diez horas seguido de otro de seis no genera horas extra mientras la semana no pase de cuarenta.
• Nada de promedios. Cada semana laboral va por separado. Cincuenta horas una semana y treinta la siguiente suponen diez horas extra, aunque la media de ambas semanas sea de cuarenta.
• Nada de compensar con tiempo libre en lugar de dinero. La FLSA solo permite sustituir el pago de horas extra por tiempo libre compensatorio a los empleados de organismos públicos, como los estados y sus subdivisiones políticas. Una empresa privada paga las horas extra en dinero.

El salario mínimo federal sigue siendo de 7,25 $ por hora, pero muchos estados y ciudades fijan mínimos más altos, y la FLSA dice expresamente que no exime a ningún empleador de una ley estatal o local que establezca un salario mínimo superior o una jornada semanal máxima más corta.

A quién se aplica

La cobertura llega por dos vías. La cobertura de empresa se aplica a un negocio con empleados que participan en el comercio o manipulan mercancías que han circulado en el comercio, y con unas ventas o un volumen de negocio bruto anual de al menos 500.000 $, además de ciertas instituciones como hospitales y centros educativos, sea cual sea su tamaño. La cobertura individual protege a los empleados que participan ellos mismos en el comercio o en la producción de bienes para el comercio, aunque su empleador esté por debajo de la línea de los 500.000 $; la sección 7 se aplica a ambos grupos.

Nosotros partimos de que todos los empleados de una empresa estadounidense de propiedad europea están cubiertos. Estas empresas comercian por definición a través de fronteras, y discutir la cobertura rara vez compensa el riesgo. La pregunta que de verdad importa es si un empleado concreto está exento.

Exento o no exento: las tres pruebas y las cifras de 2026

Las exenciones para puestos de oficina de nivel directivo, administrativo y profesional exigen tres cosas a la vez: que el empleado cobre un salario fijo y predeterminado que no se reduzca por la calidad o la cantidad del trabajo (salary basis, base salarial), que ese salario alcance el nivel mínimo (salary level, nivel salarial) y que su función principal sea un trabajo directivo, administrativo o profesional tal como lo definen los reglamentos (duties test, prueba de funciones). El nombre del puesto no demuestra nada; lo que cuenta son las funciones.

Son las cifras de 2019, y la historia explica por qué siguen vigentes. La norma de 2024 del Department of Labor (el Departamento de Trabajo) subió los niveles, pero los tribunales federales la anularon; el Distrito Este de Texas la dejó sin efecto en todo el país el 15 de noviembre de 2024. El 15 de mayo de 2026 el Departamento publicó una enmienda técnica que eliminó el texto anulado del Code of Federal Regulations y restableció el texto reglamentario anterior. Los empleados con alta remuneración solo necesitan realizar de forma habitual y regular al menos una función exenta, una prueba de funciones más ligera.

El nivel salarial es solo un suelo. Una recepcionista que cobra 60.000 $ al año sigue siendo no exenta, porque atender el teléfono no es trabajo exento. Clasifica cada puesto con la prueba de funciones, deja el razonamiento por escrito y revísalo cuando cambie el puesto.

Cómo calcular el regular rate: un ejemplo práctico

El regular rate (tipo horario regular) es una tarifa por hora incluso para los empleados que no cobran por horas. Se obtiene sumando la remuneración total de la semana laboral, restando los pagos que la ley excluye y dividiendo entre las horas efectivamente trabajadas. Quedan excluidas las primas discrecionales, los regalos en ocasiones especiales y ciertas aportaciones a planes de beneficios; las primas prometidas o vinculadas a objetivos no, y hay que incluirlas.

Ejemplo: un empleado de almacén cobra 24 $ por hora, trabaja 46 horas en una semana y recibe una prima de producción de 92 $ por esa semana según un sistema de primas publicado.

Un empleador que paga las horas extra a 1,5 x 24 $ y se olvida de la prima paga 6 $ de menos esa semana. Multiplícalo por cada empleado y cada semana durante tres años, y un pequeño error se convierte en una demanda. El software de nóminas hace las cuentas, pero solo si las primas están bien codificadas; nuestro servicio de nóminas para empresas de propiedad extranjera lo deja configurado desde la primera nómina.

Normas estatales de horas extra: California, el ejemplo más estricto

La regla federal es el mínimo. Los estados pueden añadir las suyas, y se aplica la más estricta. California es el caso más conocido. Según sus normas:

• Las horas que pasan de ocho en una jornada, hasta doce, se pagan a una vez y media el tipo regular.
• Las horas que pasan de cuarenta en una semana laboral se pagan a una vez y media.
• Las primeras ocho horas del séptimo día consecutivo de trabajo en una semana laboral se pagan a una vez y media.
• Las horas que pasan de doce en una jornada, y las que pasan de ocho en el séptimo día consecutivo, se pagan al doble del tipo regular.

Un empleado en California que trabaja cuatro jornadas de diez horas tiene ocho horas extra según la ley estatal y ninguna según la federal. Si tu empresa estadounidense contrata empleados en remoto en varios estados, revisa las normas salariales y de jornada de cada estado donde trabaje alguien antes de la primera contratación, no después de la primera reclamación. Nuestra página sobre contratar personal para una nueva empresa en EE. UU. explica los demás pasos a nivel estatal, como el alta en el seguro de desempleo.

Registros, atrasos y lo que cuesta equivocarse

Todo empleador debe llevar registros de nómina de cada empleado no exento, con las horas trabajadas cada jornada y cada semana laboral, el tipo horario regular, la retribución por horas normales y por horas extra y el periodo de pago. Los registros de nómina se conservan al menos tres años; los complementarios, como las fichas de control horario, al menos dos.

Las horas cuentan aunque nadie las haya pedido. Los reglamentos dicen que el trabajo no solicitado pero tolerado o permitido es tiempo de trabajo, y que una norma que prohíba las horas extra no basta: la dirección tiene que hacerla cumplir. Un empleado que contesta correos desde casa todas las noches, con conocimiento del empleador, está trabajando.

Si no se pagaron horas extra, el empleador debe las horas extra impagadas y una cantidad adicional igual en concepto de indemnización (liquidated damages), es decir, en la práctica el doble, más los honorarios razonables del abogado del empleado y las costas. Las reclamaciones pueden presentarse en un plazo de dos años, o de tres si la infracción fue deliberada. Esa regla sobre honorarios es la razón por la que los casos de horas extra resultan atractivos para los abogados de los demandantes aunque las cantidades por empleado sean pequeñas. Nuestra página sobre protección frente a demandas de empleados explica cómo el seguro y unos buenos registros reducen el riesgo.

Horas extra sin impuestos: qué ha cambiado para los empleados

La One Big Beautiful Bill Act de julio de 2025 añadió una deducción en el impuesto federal sobre la renta por la remuneración de horas extra cualificadas, la sección 225 del Internal Revenue Code (el código tributario federal). Es una deducción del empleado, no del empleador, pero el empleador declara las cifras y los empleados van a preguntar por ella.

• Qué cuenta: el pago de horas extra exigido por la sección 7 de la FLSA que supera el tipo regular, en la práctica la media parte de la «vez y media». Las horas extra pagadas de forma voluntaria por encima de lo que exige la FLSA, por ejemplo según una política de horas extra diarias, no cuentan, y tampoco están cubiertas las horas extra de la ley estatal que van más allá de la FLSA.
• Cuánto: hasta 12.500 $ al año, o 25.000 $ en una declaración conjunta. El límite se reduce en 100 $ por cada 1.000 $ de ingreso bruto ajustado modificado por encima de 150.000 $, o de 300.000 $ en declaraciones conjuntas.
• Quién: el contribuyente debe incluir un número de la Seguridad Social en la declaración, y los casados deben declarar conjuntamente.
• Hasta cuándo: ejercicios fiscales de 2025 a 2028.

La deducción solo reduce el impuesto federal sobre la renta. Para 2025, el IRS no exigió a los empleadores declarar por separado las horas extra cualificadas en el Form W-2. Asegúrate de que tu proveedor de nóminas registre el recargo de la FLSA por separado de cualquier hora extra adicional que pagues, porque esa es la cifra que necesitan los empleados.

Errores que vemos en empresas de propiedad europea

1. Asalariado igual a exento. No lo es. Pagar un salario fijo solo supera una de las tres pruebas.
2. Horas extra por contrato. Un contrato de trabajo que dice "las horas extra están incluidas en el salario" no sustituye al cálculo para un empleado no exento en EE. UU. El recargo de la FLSA se debe por cada hora que pase de cuarenta en cada semana laboral.
3. Tiempo libre en lugar de pago. Habitual en muchas empresas europeas, no está permitido a los empleadores privados según la FLSA.
4. Personal desplazado sin clasificar. Las personas enviadas por la matriz europea y empleadas por la empresa estadounidense necesitan el mismo análisis de exento o no exento que las contrataciones locales. Nuestra guía sobre desplazar empleados a EE. UU. trata los desplazamientos.
5. Primas fuera del tipo regular. El ejemplo práctico de arriba, repetido cada semana.
6. Sin registro horario para el personal de oficina. Los empleados de oficina no exentos necesitan registros de sus horas igual que el personal de almacén.

Nada de esto es difícil una vez está montado. Lo que importa es montarlo bien: un informe de clasificación para cada puesto, una herramienta de control horario, una codificación correcta de las primas y un proveedor de nóminas que conozca cada estado en el que contratas. Nuestra visión general de las nóminas en EE. UU. explica el resto de obligaciones del empleador.